Какви са предимствата на Google Workspace?

Google Workspace, известен преди като G Suite, се превърна в един от ключовите инструменти за успех за много бизнеси. След като включи милион бизнес потребители за малко под две години, Google обяви през октомври 2020 г., че Google Workspace има повече от 6 милиона потребители. Тук искаме да ви покажем някои от предимствата, включени в Google Workspace, и да видим дали те могат да разрешат някой от вашите бизнес проблеми.

Google Workspace е набор от интелигентни приложения на Google. По-рано това беше известно като Google Apps, докато не беше ребрандирано в края на 2016 г. като G Suite и тази година (2020) ребрандирано като Google Workspace. Препоръчваме предимно Google Workspace за клиенти, които се нуждаят от имейл хостинг за своя бизнес в комплект с пространство за файлове. Google Workspace обаче е много повече от просто имейл. Той също така включва разнообразни приложения и функции, които могат да ви бъдат доста полезни. Всъщност вероятно вече използвате или сте запознати с някои от тях.

Функции, които използваме ежедневно

Google Workspace има три различни плана, които можете да използвате (за повече информация се обадете или свържете с нас през контактната форма). Ние използваме основния план Google Workspace за нашите служители тук в Cloud Office. Това започва само от €6 на потребител на месец. За много от вас основният план е може би всичко, от което някога ще се нуждаете. Ето какво включва:

Gmail

Според Litmus, Gmail е водещ като най-популярният имейл клиент с огромен (26%) от пазарния дял въз основа на отворените цени. Не е изненада, тъй като Gmail съществува от 2004 г. и сега може да се похвали с над 1,2 милиарда потребители. Едно от най-добрите неща за Google Workspace е, че основно получавате подобрена версия без реклами на онлайн имейл клиента, който вероятно вече използвате.

Google Workspace по същество позволява на вашите служители да имат свои собствени акаунти в Gmail с имейл адреси с името на вашия бизнес домейн (пример: [email protected]вашдомейн.com).След като започнете да наемате двама или трима служители, ще откриете, че се нуждаете от акаунти, които могат да се управляват отделно.

Персонализиран домейн на Gmail

Google Календар

Никой от нас тук в Cloud Office не може да живее без Google Календар. Много от нас разчитат на него за планиране на разговори с клиенти и определяне на срокове и напомняния за важни проекти. Google Календар може да ви помогне да поддържате графика си организиран.

Едно от чудесните неща при използването на Google Calendar в Google Workspace е възможността да създавате множество календари, достъпни за всички във вашата компания (или дори за подгрупа потребители). Например може да искате групов календар за събития като отборни празници и редовни срещи. Присъединяването на всички ваши служители към една и съща организация прави задачи като тези дори по-лесни в сравнение с безплатната версия.

Google Диск

Google Диск ви позволява да съхранявате, осъществявате достъп и споделяте вашите файлове на едно сигурно място. След това имате лесен достъп до тях от всяко устройство. Плановете Google Workspace Business Starter се предлагат с 30GB място за съхранение за всеки служител. Изданията за бизнес, предприятия и екипи на Google Workspace предоставят 2TБ или 5ТБ място за съхранение, така че винаги ще имате достатъчно място за вашите файлове. 

Ако досега не сте използвали Google Диск, едно от най-хубавите неща, които харесваме в него, е невероятната функционалност за търсене. Въпреки това, вероятно не е изненадващо, тъй като той също работи с най-голямата търсачка в света. Знаете ли, че можете да търсите въз основа на съдържанието в даден документ (независимо от името на файла)? Доста удобно. Това означава, че можете лесно да намерите това, което търсите, независимо колко сте неорганизирани.

Търсене в Google Диск

Платената версия на Google Drive ви дава два пъти повече място за съхранение на вашето безплатно лично устройство и Gmail, контрол на споделянето и разширен отчет..

Google Документи и Google Таблици

Google Docs и Google Sheets почти говорят сами за себе си и отново са инструменти, които използваме всеки ден. Те ви позволяват да създавате и редактирате текстови документи и електронни таблици направо във вашия браузър. Импортирайте документите си, за да ги направите незабавно редактируеми, включително Microsoft Word, Excel и PDF файлове (.docx, .doc, .pdf, .rtf, .txt, xlsx, .csv, .html, .ods). От февруари 2018 г. вече можете дори да си сътрудничите и да коментирате файлове на Microsoft Office, без да се налага автоматично да конвертирате във формат на Google.

Можете също да експортирате в често срещани други формати. Това улеснява сътрудничеството с други лица или компании и изпращането на файлове напред-назад, без изобщо да се налага да инсталирате или купувате допълнителен софтуер.

Забележка: Google Документи и електронни таблици, създадени директно в Google Workspace, не се броят за ограничението ви за съхранение.

Ето само няколко от често срещаните задачи, за които ги използваме:

Получаване на обратна връзка и коментари от членове на екипа за ново съдържание.

Изпращане на съдържание на други. Никога през последните няколко години никой не е искал документ на Word, всеки винаги иска Google Doc. Защо? Защото е просто супер лесен и лесен за използване.

Една от най-добрите характеристики на Google Документи и електронни таблици е коментирането в реално време и неограничените версии. Предишните версии се съхраняват за неопределено време и те не се включват в хранилището ви. Това го прави изключително лесно за проследяване на промени направени в документ, или отмяна на грешка. Споделянето на документи с вашите колеги или други лица също е невероятно лесно.

Google Keep

Google Keep изглежда е една от онези добре поддържани тайни, за които никой не знае. Ако търсите основна алтернатива на Evernote, Google Keep е страхотен! Това е чудесен малък инструмент, независимо дали използвате Google Workspace или не. Като продукт на Google, той работи безотказно в рамките на екосистемата на Google.

Това може да бъде лесен начин да запазите често задаваните въпроси, които получавате от клиентите, на удобно място. Създавайте списъци със задачи, бележки и задавайте напомняния, за да останете на правилния път. Всичко се синхронизира между вашите устройства, така че това, което е важно, винаги е достъпно. Споделете лесно с екипа си и ги архивирайте, когато приключите. И отново търсенето на Google работи безотказно с него.

Що се отнася до ъптайма, Google е един от най-добрите по отношение на надеждността. Ако искате да разгледате техническите подробности, Google Workspace предлага 99,9% споразумение за ниво на услугата (SLA) за покрити услуги и през последните години те действително са надвишили това. Поради факта, че електронната поща е толкова важна част от всеки бизнес, Google Workspace няма планирани прекъсвания или прозорци за поддръжка. Всички техни центрове за данни са изградени с излишък от инфраструктура.

Но точно като всяка услуга, те никога не могат да бъдат достъпни 100% от времето. Затова винаги можете да наблюдавате таблото за управление на състоянието на Google Workspace за актуална информация на всички техни продукти.

Това са само част от услугите предоставяни от Google Workspace. За въпроси и повече информация се свържете с нас!

Ръководството на Клауд Офис

Interested to learn how Cloud Office can help your organization?