„Нашата организация инвестира много в обучение по Word и Excel. Нашите служители са запознати с тях. Защо трябва да преминем към други продукти като Google Документи и Google Таблици?“
Това е познат аргумент, който често се появява, когато организацията мисли да премине към Google Диск. Никой от нас не харесва мисълта да изхвърли години опит и да се наложи да научи нови начини за вършене на работа. Word и Excel са познати и близки за много хора. Ние самите използвахме както продукти на Microsoft, така и OpenOffice, както и пакета, предлаган от Google.
Нещо, което ни впечатлява в продуктите от Google е, че те са по-лесни за използване. Това е малко като първия път, когато караш автоматична кола: Предпочиташ да не се връщаш на ръчна кола след това. Твърдим, въпреки че Word има значително повече бутони и опции, отколкото очевидно има Google Документи, целият този избор наистина ли ви е необходим? В 99,9% от случаите със сигурност просто искате да напишете документ, може би да вмъкнете няколко изображения, връзки и графики и след това да го споделите? В такива случаи може да се каже, че „най-простото често е най-доброто“ и Google Документи може да се справи с всички тези задачи – бързо!
Най-доброто от два свята
Но какво ще кажете за останалите 0,1% от случаите, когато трябва да изпълните задача, която само Word може да управлява? Е, по някакъв начин вече можете да получите най-доброто от двата свята. В Google Диск можете да импортирате и запазвате файлове на Word, Excel и PowerPoint.
MS Word се използва широко, така че не е изненадващо, че почти се очаква файловете, които трябва да бъдат споделени, да бъдат docx файлове. Но това, което може би много хора не осъзнават е, че ако искате, можете лесно да експортирате документ на Google Документи във формат Word или дори като PDF.
Споделяне
В света на Google концепцията за споделяне на файлове по имейл е доста старомоден начин за правене на нещата. В Google Workspace на Google, вместо това споделяте достъпа до файла с човека или хората, с които си сътрудничите, за да могат всички да работят заедно, без да изпращат файлове напред-назад.
Това прави съвместната работа с файлове много по-лесна. Избягвате „хаоса на версиите“, който възниква, когато се опитвате да работите заедно, като постоянно препращате файлове напред-назад.
Много хора, които изпробват Google Документи за първи път, си задават въпроса: как да запазя този файл? След малко объркано търсене на бутона за запазване, те осъзнават, че файлът винаги е напълно актуален и автоматично запазен. Всички промени се запазват непрекъснато, нещо, което означава, че няма да загубите работа, защото файлът не е запазен.
Накратко: Като потребител на Google Drive можете да получавате файлове в Word / Excel, да записвате файлове в същия формат и да ги споделяте или изпращате на други. Ако, от друга страна, разчитате на Microsoft Office на работното си място, в момента Google актуализира функционалността на това, което преди се наричаше „приставка за Google Drive за Microsoft Office“ (сега Drive за Десктоп). Тези актуализации, които ще влязат в сила на 26 юни 2020, ще улеснят използването на Google Диск, без да се налага да напускате интерфейса на Outlook. Потребителите могат също така да изпълняват и отварят файлове от Диск директно от менюто.
Сигурност
Но какво ще кажете за сигурността – не е ли рисковано просто да записвате документи в „облака“? Всички документи, записани в Google Диск, се криптират както в запазеното им състояние, така и при транспортиране към и от вашия компютър. Това просто прави аргументите за преминаване към Google Workspace все по-силни и по-силни. Тъй като Chrome, Android и Gmail също са част от вселената на Google, интеграцията с тези услуги става все по-добра и по-добра.
И ако се чудите: Google работи непрекъснато, за да гарантира, че предимствата на AI са достъпни за всички. Вече Google Документи предлага гласово въвеждане и автоматичен превод на вашите документи. И няма съмнение, че предстои още!
