Work from home with G suite – Tips

First steps in working from home with G Suite

With many businesses and organizations facing the need to support remote employees, some are looking for help familiarizing themselves with digital tools to maintain productivity. Here are some of our best practices for IT admins to help keep businesses and teams working together effectively, no matter where they are.
Create a group mail/group chat:
  • An email list that includes all your team members lets you quickly share information, and a chat room can be used for faster-moving discussions. 
Check sharing and permissions in drive:
  • Consider using shared drive so your team can store, search and access from any device
Set up calendar event and meetings:

Keep everyone up to date and give tasks and assignments 

Now that your team is set up and everyone’s ready to work from home, it’s important to keep everyone on the same page. Here are some ways to help you achieve that.
Hold daily meetings:
  • Make daily meetings so you can give out assignments and keep the workflow going. Working from home can be isolating and with video meetings and chats everyone can be up to date. Making sure everyone uses their camera is a great way to make them feel engaged! And if someone can’t be in a meeting be sure to record it. 
Keep everyone updated and share goals:
  • It’s important that everyone is updated and everyone has a task. One way is to create a shared document and keep track of your tasks. A record of whats been accomplished is a great way of keeping everyone up to date, and distribute assignments.
Don’t spend all day on video calls:
  • There are many tools at your disposal for staying in touch with your team, whether it’s a chat room, a shared document, a short survey, or a quick conference call. Pick what works best—especially if you’re sharing an internet connection.
Find the right set-up for you.
  • You might need to try a few different configurations before you discover how to stay focused and not distract others. Here are six tips for better video calls including how to turn on live captioning so you can read a transcript of the meeting in real time.

 


Добри практики за работа от вкъщи с G Suite 

Първи стъпки за работа от вкъщи

С много бизнеси и организации, които са изправени пред необходимостта да поддържат отдалечени служители, някои търсят помощ за запознаване с дигитални инструменти за поддържане на продуктивността. Ето някои от най-добрите практики за ИТ администраторите да помагат на бизнесите и екипите да работят ефективно, независимо къде се намират.
Създаване на групова поща/групов чат:
  • Списък с имейли, който включва всички членове на вашия екип, ви позволява бързо да споделяте информация, а чат стая може да се използва за по-бързо движещи се дискусии.
Проверете споделянето и разрешенията в драйв:
  • Обмислете използването на споделен драйв, така че екипът ви да може да съхранява, търси и да има достъп от всяко устройство до вашите файлове и документи.
Настройване на календарни събития и срещи:
  • Настройте поканите, създайте дневен ред предварително и прикачете съответните документи към поканата. Също така е добра идея да се уверите, че всеки е запознат с видеоконференциите.

Дръжте всички информирани и назначавайте задачи

Сега, когато вашият екип е настроен и всички са готови да работят от вкъщи, важно е всички да са информирани с последните промени, задачи и предизвикателства. Ще ви покажем някои начини да го направите.
Провеждайте ежедневни срещи:
  • Провеждайте ежедневни срещи, за да можете да раздавате задачи и да поддържате работния процес. Работата от дома може да бъде изолираща и с помощта на видео срещи и чатове всеки може да бъде в крак със събитията. Уверете се, че всеки използва камерата си, това е чудесен начин за повишаване на заинтересоваността и фокуса на екипът! И ако някой не може да присъства на срещата, не забравяйте да направите запис на срещата.
Дръжте всички информирани и споделяйте целите:
  • Много е важно всеки да бъде в крак с нещата, които се случват и всеки да има свои собствени задачи. Един от начините е да създадете общ документ и да проследявате задачите си. Записът на завършените задачи във файл е чудесен начин да поддържате всички информирани и да разпределяте задачи.
Не губете цял ден във видео разговори:
  • Има много инструменти на Ваше разположение, за да поддържате връзка с екипа си, независимо дали става дума за чат, споделен документ или бърз конферентен разговор. Изберете това, което работи най-добре, особено ако използвате споделена интернет връзка. 
Намерете правилните настройки за вас. 
  • Може да се наложи да опитате няколко различни конфигурации, преди да научите как да останете фокусирани и да не разсейвате другите. Ето шест съвета за подобряване на видео обажданията, включително как да включите субтитри на живо, за да можете да прочетете препис от срещата в реално време.